Để quản lý một trường học theo kiểu truyền thống, mỗi người hoặc nhiều người sẽ phải quản lý một phần và được quản lý trong các file excel hoặc sấp giấy. Người quản lý sẽ mất nhiều thời gian trong việc quản lý và sắp xếp. Muốn tìm kiếm hay tra cứu hồ sơ của học sinh hay giáo viên cũng mất nhiều thời gian và nhiều khi bị thất lạc. Ngoài ra, tốn nhiều chi phí cho việc quản lý nhà trường.

Việc liên hệ, thông báo tới phụ huynh, học sinh mất nhiều thời gian của nhà trường và giáo viên. Mỗi lần gửi thông báo chung gặp nhiều thiếu sót, không đồng nhất với nhau và không kiểm soát được nội dung thông báo gửi đến. Người lưu và gửi thông báo đến phụ huynh, học sinh thường giáo viên đảm nhiệm, nên nhiều lúc nhà trường không nắm được tình hình chung. Ngoài ra, việc liên hệ theo kiểu truyền thống khiến nhiều phụ huynh ngại liên hệ với nhà trường hoặc chưa đưa ra được lời phản ánh của mình.

Quản lý hồ sơ giảng dạy theo kiểu truyền thống khiến người đứng đầu nhà trường khó có thể nắm tình hình giảng dạy và học của từng cá nhân. Mỗi lần muốn biết được lịch sử của một cá nhân phải rà soát ở nhiều nơi. Nên dẫn đến việc, người đứng đầu không kịp hoặc chậm đưa ra giải pháp xử lý, thay đổi chất lượng. Nó cứ lặp đi lặp lại như vậy, khiến cho chất lượng giáo dục của trường học chậm phát triển, không theo đuổi kịp thời đại.