Những khó khăn thường gặp khi quản lý trung tâm/trường học.
1. Khó quản lý các đối tượng Khách hàng
Hầu hết các trung tâm giáo dục nghiệp vụ/ trường học hiện nay đều có số lượng khách hàng rất đông với đa dạng nhiều nhóm đối tượng, nhiều cấp độ như là chỉ mới quan tâm đến chương trình học, mới ở bước chuẩn bị tham gia một khóa học, chưa có nhu cầu học, đã là học viên của trung tâm, là học viên của trung tâm giới thiệu,…
Do vậy, các nguồn thông tin của các nhóm đối tượng khách hàng nếu như không được thu thập, chưa biết cách quản lý hiệu quả sẽ dẫn đến việc thiếu thông tin, lưu trữ sai kiểu loại, nhóm đối tượng,làm mất thông tin. Dẫn đến việc tương tác không đúng thời điểm, thông tin bị tắc nghẽn ở một khâu nào đó không được xử lý dễ gây mất uy tín cho trung tâm giống như “kiếm củi 3 năm thiêu 1 giờ” (mất rất nhiều công sức xây dựng nhưng có thể bị sụp đổ trong thời gian ngắn).
2. Quản lý thời gian và lịch học
Sắp xếp lịch học bằng các file excel, đặc thù của excel là các file offline có độ tương tác nhóm thấp, thông tin cập nhật một cách thủ công. Dẫn đến việc xếp lịch học không đồng nhất, thiếu logic trùng lặp, gây khó khăn cho việc tìm kiếm tra cứu lịch học, mất thời gian tạo ra áp lực cho việc dạy và học.
Lịch học được sắp xếp theo phương pháp thủ công không thống kê được các thông tin cơ bản của một chương trình học như số lượng lớp học, số lượng học viên, theo dõi thời khóa biểu, lịch dạy cho giáo viên và xếp lịch học cho học viên một cách phù hợp…
3. Khó quản lý doanh thu học phí của học viên
Các trung tâm anh ngữ, các trung tâm đào tạo nghiệp vụ, các trường học đều có những khóa học, chương trình học, cấp độ học khác nhau nên các mức học phí cũng rất đa dạng. Kèm theo các chương trình ưu đãi miễn giảm học phí theo từng đối tượng khác nhau khi theo học thì việc dùng phương pháp quản lý thủ công gây tiêu tốn nhiều nhận lực và áp lực cho bộ phận kế toán/ tài chính.
Do đó việc quản lý học phí, tính học phí, in phiếu hóa đơn nộp tiền cho học viên sẽ khó khăn, tính thiếu, sai sót, quên áp dụng các chương trình ưu đãi cho học viên.
4. Khó tương tác, truyền thông giữa phụ huynh và nhà trường/ trung tâm
Các đối tương theo học tại trung tâm/ nhà trường cũng rất đa dạng, từ trẻ em, thanh thiếu niên, người trưởng thành. Và việc phụ huynh/người giám hộ sẽ đông gấp 2 lần học sinh tại trường/trung tâm, việc truyền thông không đồng nhất dẫn đến đứt gãy thậm chí khủng hoảng truyền thông và những hệ luỵ không tưởng.
Khó khăn của các trung tâm ngoại ngữ/trường học/trường mầm non/tiểu học… đó là không có công cụ hỗ trợ tương tác giữa nhà trường, phụ huynh và học sinh nên phải sử dụng các công cụ mạng xã hội thay thế dẫn đến thiếu sự chuyên nghiệp, phân mảnh, thông tin truyền tải không kịp thời, thường xuyên và thiếu hiệu quả.
5. Giáo viên và cán bộ, công nhân viên, chất lượng trong công tác quản lý
Các trung tâm giáo dục có số lượng giáo viên và nhân viên lớn, thì việc quản lý chặt chẽ giáo viên và nhân viên là vấn đề nan giải. Các trung tâm gặp khó khăn trong việc tính lương, phân lịch, quản lý giờ dạy cho giáo viên. Đồng thời phải quản lý việc tính hoa hồng cho các bộ phận tư vấn học viên sẽ tiêu tốn thêm nhiều nhân sự để quản lý phần việc này.
Vậy giải pháp quản lý cho các trung tâm giáo dục/trường học bằng hệ thống chuyển đổi số.
Sử dụng hệ thống giúp người quản lý theo dõi được mọi góc nhìn của cơ sở mình đang quản lý, nắm bắt tình hình học tập của học sinh cũng như công tác quản lý nhân viên trong nhà trường/trung tâm. Tăng khả năng quản lý tập trung đồng nhất, tối ưu hóa toàn bộ nguồn lực, tăng khả năng phân tích nhờ số liệu tự động, có thể chủ động can thiệp kịp thời các điểm nóng, chỗ trũng và đưa quy trình vào việc quản lý giúp giảm tải công việc và tăng hiệu quả tức thì.
Quản lý hồ sơ, giấy tờ, sơ yếu lý lịch học sinh/phụ huynh/nhân sự giúp tra cứu, thống kê nhanh chóng, dễ dàng. Quản lý, theo dõi kết quả học tập, điểm danh, khen thưởng, kỷ luật… của giáo viên/học sinh trong toàn bộ khóa học. Quản lý lớp học, khóa học để phân chia ca học, lớp học, giáo viên giảng dạy một cách hợp lý.
Quản lý học phí, các khoản phải thu, phả chi, miễn giảm đối với từng đối tượng học sinh, từng khóa học, lớp học. Sử dụng nền tảng số giúp nâng cao hiệu quả công việc, giảm bớt các thủ tục hành chính, xử lý công việc khoa học, tăng khả năng trao đổi/tương tác truyền thông giữa các nội bộ cán bộ công nhân viên trong nhà trường/trung tâm.
Với các giải pháp trên “VUA HỆ THỐNG EDU” cung cấp cho quý vị các bộ module chuyên dụng như:
– Education Core: Cấu hình, quản lý các tính năng, nghiệp vụ cơ bản cho ngành giáo dục.
– Multi Schools: Quản lý đa chi nhánh nếu như doanh nghiệp có nhiều trung tâm, nhiều cơ sở.
– Teacher: Quản lý hồ sơ giáo viên, giảng viên đang làm việc/cộng tác viên, lưu giữ toàn bộ lịch sử hoạt động và giảng dạy của giáo viên/CTV.
– Students: Quản lý danh sách/hồ sơ học viên, lưu giữ thông tin cá nhân và lịch sử học tâp của học viên, dễ dàng tìm kiếm, truy xuất khi cần.
– Parents/Companies: Lưu giữ thông tin phụ huynh/doanh nghiệp/người giám hộ và lịch sử tương tác, chăm sóc phụ huynh học sinh.
– Fees Terms: Cấu hinh, quản lý và phát hành các chính sách học phí theo từng cấp độ, đối tượng học viên và các đặc thù các trung câp/trường học khác nhau.
– Accounting : Quản lý việc thu chi, tự động liên kết, thông báo học phí, các khoản thu/chi của nhà trường, học viên, quản lý công nợ, học phí của từng đối tượng.
– Courses: Lập và quản lý các chương trình đào tạo của trung tâm/trường học, dễ dàng cập nhật, nâng cấp và cải tiến đồng nhất.
– Admissions: Quản lý các khóa học, lớp học, kỳ khai giảng, học viên tham gia học, giảng viên phụ trách, thực hiện các thông báo, công tác truyền thông trước, trong và sau các khóa học tới giảng viên, học viên và cả phụ huynh học sinh.
– TimeTables: Lên lịch học và phân công giảng dạy cho giảng viên, từng khóa học, hệ thống kết nối với tất cả các khóa học giúp cho việc lên lịch trở nên dễ dàng, nhanh chóng và chính xác, cũng như kịp thời thay đổi khi cần.
– Register: Quản lý quá trình đăng ký nhập học online/offline của học viên khi tham gia học tập tại trường/trung tâp, giúp tiết kiệm thời gian, linh động & hoạt động 24/7.
– Attendance: Quản lý sự hiện diện, điểm danh học viên, lịch sử sự hiện hiện của học viên nhắm đánh giá chất lượng học tập của học viên khi tham gia học tập.
– Discuss/ZaloOA : Quản lý, truyền thông, thông báo 2 chiều từ nội bộ nhà trường, giảng viên, cán bộ, công nhân viên, truyền thông, tương tác trực tiếp 1-2-1 giữa nhà trường & phụ huynh, nhà trường và học sinh thông qua cổng zalo doanh nghiệp.
Trên đây là những module/tính năng cơ bản có sản từ nền tảng quản lý giáo dục nói chung, ngoài ra còn những tính năng chuyên dụng danh riêng cho từng loại hình đào tạo/giáo dục khác nhau.
Nếu quý vị vẫn còn chưa thấy tính năng mà mình cần? đừng lo lắng, “VUA HỆ THỐNG” có thể thiết kế riêng cho từng đối tượng khách hàng khác nhau, hãy liên hệ với chúng tôi ngay.
360 CORP luôn luôn “Đồng hành cùng doanh nghiệp” đội ngũ chuyên gia của chúng tôi sẽ đồng hành cùng quý vị đến cuối con đường của sự thành công.
Liên hệ thông qua hotline 0836.360.360 hoăc website www.vuahethong.net để được đội ngũ chuyên gia tư vấn một cách tận tâm và chi tiết nhất.
